Informations sur la RGPD

Le 25 mai 2018, la loi sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur dans tous les États membres de l’UE et de l’Espace économique européen (EEE). Il s’agit de la plus grande réforme législative en matière de respect de la vie privée de ces vingt dernières années et elle a introduit de nombreux changements. Elle renforce notamment la protection de la vie privée des personnes et impose une responsabilité accrue aux personnes à qui des données à caractère personnel sont confiées.

Nous avons commencé très tôt à travailler afin de garantir que notre organisation respecte les obligations en vertu du RGPD. La confiance nos clients est essentielle pour nous : lorsque vous nous confiez vos données à caractère personnel, vous pouvez avoir l’assurance que nous ne traitons que les informations strictement nécessaires et qu’en outre, toutes les informations sont traitées de manière sécurisée.

Nous avons toujours accordé une grande importance au respect de la vie privée et à la protection de nos clients. Nous avons conscience qu’à certaines étapes de la vie, de nombreuses personnes ont parfois besoin d’une aide supplémentaire. Nous avons nommé un délégué à la protection des données, chargé d’examiner la manière dont nous traitons les questions relatives au RGPD. Cette personne poursuivra notre travail même après l’entrée en vigueur de la loi.

Au cours de nos préparatifs, nous avons passé en revue l’ensemble de notre organisation et décrit toutes les données à caractère personnel que nous traitons. Nous avons également travaillé au développement actif de nos processus de routine, poursuivi l’examen de nos activités et de nos contrats, formé nos employés et examiné de près notre système de sécurité. Les opérations menées dans notre cadre sont certifiées ISO 27001, ce qui a fourni une base solide pour nos travaux. Notre ambition est de faire en sorte que vos données ne soient jamais exposées à des risques et que les personnes qui sont amenées à traiter vos données dans le cadre de leur activité le fassent en toute conscience et procèdent conformément à nos exigences en matière de sécurité et de confidentialité.

Traitement des données à caractère personnel

Les données saisies dans notre système par nos clients, et dans certains cas par leurs utilisateurs, sont uniquement traitées conformément aux instructions du client et à nos conditions contractuelles ou générales actuelles et à jour. Nous ne partagerons pas vos informations avec des destinataires situés dans des pays tiers à votre insu ou sans votre consentement.

Appel à des sous-traitants

Nous traitons généralement toutes les tâches relatives aux données à caractère personnel en interne, mais nous pouvons également confier des tâches à certains sous-traitants tiers qui nous aident dans notre travail. Ces sous-traitants tiers font l’objet d’un processus de sélection très rigoureux par lequel nous nous assurons de leur niveau de compétence et de leur aptitude à maintenir le niveau de confidentialité et de sécurité qui s’impose. Nous veillons à vous fournir des informations sur nos sous-traitants qui reçoivent vos données à caractère personnel avant que vous ne commenciez à utiliser l’un de nos services.

Sécurité

Conformément au RGPD, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité approprié vis-à-vis de vos données à caractère personnel. Nous nous efforçons de toujours appliquer le niveau de sécurité le plus récent et de mettre en place une infrastructure sécurisée qui garantisse la sécurité du déploiement de nos services, du stockage des données et des communications, ainsi que des communications privées sécurisées avec nos clients via nos canaux d’information tels qu’internet, le téléphone et l’e-mail.

La sécurité de notre infrastructure a été conçue sur différents niveaux complémentaires. Afin de protéger vos informations, nous utilisons notamment des techniques de chiffrement, de vérification, de clés de sécurité et d’anonymisation. Par le biais de notre service et sur nos plateaux d’assistance, nous traitons certains types de données à caractère personnel qui font l’objet d’une protection supplémentaire et renforcée.

Comment cela vous affecte-t-il en tant que client ? 

Vis-à-vis des municipalités qui utilisent nos produits et services, nous faisons avant tout office d’assistants de gestion des informations personnelles. Cela signifie que nous conservons les données à caractère personnel des personnes dans nos systèmes pour le compte de la municipalité. Tandis que nous remplissons ces tâches, la responsabilité principale des données incombe à la municipalité. Le RGPD a cependant renforcé ces exigences. Nous avons dès lors limité et mis à jour nos contrats d’assistant de gestion des informations personnelles, nos accords avec les fournisseurs et la durée pendant laquelle nous conservons les données.

Nous avons examiné nos dossiers clients et passé en revue toutes les informations personnelles que nous conservons afin de nous assurer de leur nécessité. Nous avons élaboré des processus de routine et créé un nouveau système qui vous permet de nous contacter et d’exercer facilement vos droits en vertu du RGPD. Vous bénéficiez ainsi d’une protection plus robuste et vous pouvez vous informer plus facilement.

En tant que client, il peut vous être utile de consulter notre page d’accueil pour vous familiariser avec ce que nous faisons et la manière dont nous gérons vos informations. Vous trouverez ici notre politique de confidentialité, qui vous présente tout ce que vous devez savoir sur la manière dont nous traitons vos informations.

N’oubliez pas de vous tenir régulièrement au courant des activités d’autres entreprises, comme Google ou Facebook, concernant le RGPD. Nous coopérons avec ces entreprises, mais nous ne sommes pas responsables des données à caractère personnel que vous leur fournissez, dans la mesure où nous ne pouvons pas gérer ces informations ou décider de la manière dont elles sont gérées.

Nous travaillons en permanence sur notre gestion des données à caractère personnel et à notre approche du RGPD et, le cas échéant, nous mettons à jour notre page d’accueil et publions de plus amples informations sur nos efforts en ce sens. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre page d’accueil pour vous tenir au courant.

En tant que client, vous pouvez facilement demander et obtenir des documents qui vous informent au sujet de notre gestion de vos données à caractère personnel et des tiers avec qui nous partageons ces informations. Vous pouvez également nous demander de rectifier, de compléter ou d’effacer vos données, ou de les fournir à un tiers (portabilité des données). Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits susmentionnés, veuillez utiliser ce formulaire pour demander des informations ou ce formulaire pour demander le transfert, l’effacement, la correction ou la limitation du traitement de vos données.

Nous pouvons refuser une demande répétitive, une demande qui porte atteinte à la vie privée d’autrui ou qui constitue une infraction à la loi.